Die Vielzahl der elektronischen Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen, muss strukturiert werden, damit keine Informationen verloren gehen. Was in kleinen Firmen mitunter noch mit improvisierten Lösungen möglich ist, braucht umso dringender ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS), desto mehr Mitarbeiter beteiligt sind. Das passende Dokument über eine Datenbankeingabe zu finden, anstatt in Ordnerstrukturen auf Mitarbeiter-PCs zu suchen, spart viel Zeit.

Wird eine Datei über längere Zeit nicht mehr genutzt, weil etwa ein Geschäftsvorgang abgeschlossen ist, wird eine Archivierungssoftware nötig. Für digitale Dokumente gelten schließlich ebenso gesetzliche Aufbewahrungsfristen wie für klassische analoge Akten. Nicht wenige Betriebe suchen daher nach einem DMS mit Archivierungsfunktion.

Typische Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems

Ein DMS ermöglicht es mehreren Personen, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, ohne dass es zu Datenverlust aufgrund von Versionsunterschieden kommt. Als Datenbank indiziert das DMS automatisiert die Metadaten und Änderungen von Dokumenten. Es übernimmt das Workflow-Management für die Textdokumente. Die Dokumentenerstellung erfolgt templatebasiert unter Integration des Schreibprogramms. Alle Dokumente werden verschlagwortet und kategorisiert, sodass sie später mittels verschiedener Suchstrategien wieder auffindbar sind. Ein gutes DMS lässt zudem die Navigation über Strukturbäume zu.

Damit kein Mitarbeiter auf Dateien zugreifen kann, die nicht in seinen Tätigkeitsbereich fallen, ist ein ausgereiftes Management der Benutzerrechte wichtig. Nutzer können dabei in Gruppen eingeteilt werden, welche zum Beispiel über Änderungen an bestimmten Dokumenten benachrichtigt werden. Vertrauliche Dokumente sollten verschlüsselt werden können.

Oft ist das DMS einer Firma in externe Informationssysteme wie ERP oder CRM eingebunden, damit Dokumentenupdates automatisch geschehen können.

Nützlich ist außerdem der einfache Import verschiedener Dokumenten- und Dateiformate. Damit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt, muss das Programm die unterschiedlichen Ablageorte und die physische Herkunft der Dateien notieren.

Erweiterte Funktionen der Software für die Archivierung

Gerade für Unternehmen, die keine gesonderte Abteilung für die elektronische Archivierung besitzen, ist es attraktiv, das Dokumentenmanagementsystem als Archivierungssoftware zu nutzen. Dazu muss das Programm über erweiterte Funktionen verfügen. Dies ist bei modernen DMS häufig der Fall – nur einige Einsteiger- oder Low Budget-Programme verzichten darauf.

Neben der Archivierung elektronisch erstellter Dokumente verschiedenster Formate muss auch die Archivierung eingescannter Papierbelege möglich sein, damit eine lückenlose Überlieferung gesichert ist. Für eine rechtssichere Archivierung müssen die regelmäßige Datenübertragung auf ein optisches Medium, die Medienkontrolle sowie die Verwaltung der Dokumente möglich sein. Im Optimalfall werden bereits erfasste Indexdaten auch aus externen Anwendungen übernommen und versendete sowie erhaltene Mails ebenfalls archiviert.

Weiterhin sollte es möglich sein, Anmerkungen am Dokument anzubringen und Indexdaten zu ergänzen bzw. zu löschen. Das Programm sollte an den Ablauf von Aufbewahrungsfristen erinnern und Aussonderungslisten erstellen können.

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